Social Intranet - Dreamwork durch Teamwork

Was ist ein Social Intranet?

Liken, teilen, posten: Das Social Intranet aktiviert Mitarbeiter

Liken, teilen, posten – das macht Spaß. Stellen Sie sich vor, alle Mitarbeiter würden sich an Unternehmensfragen so aktiv beteiligen, wie in privaten sozialen Netzwerken. Dahinter steckt ein enormes Potential an Ideen, Innovationen und Chancen. Mitarbeiter bräuchten vor allem eines: Die Möglichkeiten, sich direkt und unkompliziert austauschen zu können. Bisher beschränkt sich der digitale Austausch in Unternehmen häufig auf Daten. Dabei gilt: schnell, schneller, am schnellsten. Die Digitalisierung ermöglicht es uns, Unmengen an Daten in Sekundenschnelle auszutauschen. Immer flinker arbeiten wir so von überall und zu jeder Zeit. Nicht nur in Start-Ups ist der nine-to-five-Job längst passé. Trotzdem ist Zusammenarbeit wichtiger denn je: Komplexe Fragestellungen brauchen oft mehr als einen klugen Kopf, um eine effiziente Lösung zu finden. In Zeiten von flexiblen Arbeitsmodellen ist es jedoch gar nicht so einfach, alle Denker an einen Tisch zu bekommen. Es gilt also, nicht nur Informationen und Daten, sondern auch Mitarbeiter miteinander zu vernetzen. Schnell, einfach und unabhängig von Orten.

Effektiver Datenaustausch im Intranet

Den Vorteil des schnellen Datenaustauschs haben viele Unternehmen erkannt und bereits Strukturen etabliert, um ihn zu vereinfachen: Das Intranet. Dort legen Mitarbeiter Dokumente ab, informieren über wichtige Termine und tauschen so Neuigkeiten aus. Die Theorie klingt super, jedoch zeigt sich in der Anwendung häufig das gleiche Problem: Das Intranet wird nicht genutzt, es ist geradezu tot. Nur ungern beschäftigen sich Mitarbeiter mit der starren und strengen Plattform, auf der sie unpersönlich Daten austauschen. Es muss moderner werden und sich den Ansprüchen der Mitarbeiter anpassen.

Das Social Intranet lebt

Es ist dringend nötig, das interne Firmennetzwerk wieder zum Leben zu erwecken. Doch wie gelingt das? Der Schlüssel dazu ist das Social Intranet, indem es die aktive Beteiligung und die direkte Kommunikation unter den Mitarbeitern ermöglicht. Wie sieht das neue Produkt aus? Was plant die Unternehmensführung?Und wer hat die Störung an Anlage B gelöst? Das alles können Mitarbeiter nicht nur lesen, sondern kommentieren, verlinken und gemeinsam diskutieren – wie in sozialen Medien. Nicht die bloßen Daten und Fakten, sondern der einzelne Mitarbeiter mit seinen Ideen, Fragen und Lösungen steht hier im Mittelpunkt. Informationen leben dadurch auf, werden spannend und regen zum Mitdenken an.

Wissen als wichtige Ressource nutzen

Auch im Social Intranet stehen Daten und Informationen jederzeit zur Verfügung. Sie sind die wertvolle Basis der Zusammenarbeit. Um wirkliche Innovationen zu schaffen, braucht es jedoch mehr: Mitarbeiter sind der Motor jeder neuen Entwicklung. Sie entfalten Ideen und finden neue Marktlücken. Das Social Intranet ermöglicht es, diese kreativen Prozesse interaktiv zu gestalten. Mitarbeiter können sich über Sachverhalte austauschen, gemeinsam an Ideen feilen und diese weiterentwickeln. Damit fördert das Social Intranet die Zusammenarbeit im Unternehmen – eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Innovationen.

Activity Stream

Inhalte

Instant Messaging

Tagging

Teamräume

Warum Social Intranet?

Das Social Intranet erweitert das Kern-Intranet um Social Media Features. Das heißt: Mitarbeiter können miteinander chatten, öffentliche Fragen stellen oder neue Inhalte mit anderen teilen. Das fördert die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch. So ermöglicht das Social Intranet die direkte Kommunikation über Hierarchie-, Prozess- und Standortgrenzen hinweg.

Durch schnellen Informationsfluss und gemeinsames Arbeiten entsteht ein Social Business. Dieses fördert die Entstehung neuer Ideen und Innovationen.

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Die Vorteile im Überblick

Schnelle und effiziente Kommunikation ermöglicht das Social Intranet durch vielseitige Kommunikationsmöglichkeiten.
Flexibilität: was passiert im Tagesgeschäft? Wann ist das Meeting? Und wie erreiche ich Kollege XY? Das alles erfahren Sie im Social Intranet und zwar von überall und zu jeder beliebigen Uhrzeit. Perfekte Voraussetzungen für modernes, flexibles Arbeiten.
Stetiger Wissensaustausch: Mit dem Social Intranet entwickeln Mitarbeiter gemeinsam Ideen, beantworten gegenseitig Fragen und erhalten bei Problemen schnell eine Lösung vom zuständigen Experten.
Zufriedene Mitarbeiter: Direkte Beteiligung an Abstimmungsprozessen, schneller Kontakt und ständig auf dem neusten Stand der Dinge sein – das stellt Mitarbeiter zufrieden.
Vernetzung von Arbeitsbereichen: Vernetzung ist das Stichwort der Industrie 4.0 und aus der zukünftigen Arbeitswelt nicht wegzudenken.

Was muss ein Social Intranet unbedingt können?

Ein Social Intranet versorgt die Angestellten nicht nur mit täglich benötigten Informationen, sondern wird zu einer lebendigen Wissenssammlung.
Dabei kann es über ganz unterschiedliche Funktionen verfügen. Manche davon sind ganz elementar, einige eher „nice to have“. Das ist sehr individuell und hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Die folgenden Funktionen sollte die von Ihnen gewählte Plattform mindestens bieten:

Die wichtigsten Funktionen eines Social Intranets

Activity Stream

Er ist das Herzstück Ihres Social Intranets. Die öffentliche Kommunikation wird hier aufgeführt. Mitarbeiter können Fragen stellen und die passenden Experten im Unternehmen darauf antworten. Optisch sieht das zumeist aus wie man es von den sozialen Netzwerken im privaten Bereich kennt. Manche Lösungen gehen noch einen Schritt weiter: Sie zeigen nicht nur Meldungen von Kollegen an, sondern blenden auch Informationen aus eingesetzten Softwaresystemen ein, zum Beispiel Erinnerungen oder Aufgaben.

Inhalte

Das Social Intranet lebt – wie jedes Portal – von den darin enthaltenen Informationen. Inhalte entstehen hier User-generiert aus der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Oft gibt es aber dennoch Stellen im Unternehmen, die mit der internen Kommunikation und der gezielten Erstellung von Beiträgen beauftragt sind. Mit einem integrierten Content-Management-System (CMS) werden diese Beiträge aufbereitet und stehen an geeigneter Stelle bereit.

Instant Messaging

Diese Funktion ist für den direkten Austausch zwischen einzelnen Mitarbeitern gedacht. In Form von Direktnachrichten können Auskünfte eingeholt werden. Die Kommunikation kann hier informeller und schneller ablaufen als per E-Mail.

Tagging

Durch Tagging verschlagworten die Benutzer Inhalte und machen sie so besser auffindbar. Außerdem können einzelne Benutzer markiert werden, wodurch auf Inhalte oder Dateien aufmerksam gemacht werden kann.

Teamräume

Sie dienen als digitale Projektgruppen. Hier bündeln Sie Dokumente und machen Sie für die gemeinsame Bearbeitung verfügbar. Teamräume oder Gruppen lassen sich für die unterschiedlichsten Aufgaben nutzen. Beispielsweise zur Vorbereitung von Meetings, die dadurch abgekürzt werden. Oder auch zur Zusammenarbeit an längerfristigen Projekten.

10 Tipps für den Einstieg in das Social Intranet

Das Social Intranet birgt zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Doch wie gelingt es, die neue Software in Ihr Unternehmen einzuführen?

Social Intranet betrifft alle im Unternehmen, nicht nur die IT! Das Produkt muss daher für das Management passen, aber auch für die Produktion.

Paradigmenwechsel: Kollaboration statt Hierarchie. Die Arbeitswelt verändert sich, mit dem Social Intranet nutzen Sie den Wandel der Arbeitskultur.

Kenne deine Pappenheimer! Die altbekannten Technologiefeinde am besten direkt mit passgenauen Argumenten überzeugen.

Social Intranet verknüpft alle Abteilungen miteinander, also alle frühzeitig in den Prozess einbinden – das fördert die Akzeptanz nachhaltig.

Einen „digitale Heimathafen“ schaffen: Er verknüpft Menschen, stellt Daten bereit und enthält im besten Falle auch Anwendungen wie CMR oder ERP. Hier finden Mitarbeiter einfach alles!

Niemanden überfordern! Lassen Sie den Mitarbeitern Zeit, die individuellen Vorteile zu entdecken.

Spielend Lernen: Workshops und Key User unterstützen die zögerlichen Mitarbeitern. Spielerische Elemente wie Highscores und Abzeichen schaffen einen zusätzlichen Nutzungsanreiz.

Lebendige Vorbilder: Führungskräfte müssen unbedingt mitziehen und die Vorteile vorleben.

Internal Branding: Rühren Sie die Werbetrommel im eigenen Unternehmen. So verschaffen Sie dem Social Intranet die verdiente Aufmerksamkeit.

10.

Don’t Panic! Planen Sie genug Zeit ein, sodass die Einführung keinen Stress verursacht.

Noch einen Schritt weiter mit dem Digital Workplace?
Daten teilen, Menschen vernetzen, was bringt das Zeitalter 4.0 als nächstes? Intranet und Social Intranet bilden die Grundsteine für moderne Arbeitsmodelle. Für alle, denen das noch nicht genügt, geht es noch einen Schritt weiter in Richtung vernetzte Arbeitswelt: Programme, Software und Daten – alles an einem Ort. Der Digital Workplace verbindet wirklich alles, was Mitarbeiter brauchen und setzt die Möglichkeiten für flexibles Arbeiten damit auf eine neue Stufe.
Mehr Infos, Ideen und Anregungen gibt es HIER.

Social Intranet ja, aber welches?

Sie möchten die Vorteile des Social Intranet nutzen? Aber wie finden Sie das passende Produkt? Um die Potenziale voll auszuschöpfen, lohnt es sich genauer hinzuschauen: Enthält das Produkt die wichtigsten Features? Kann ich das Social Intranet problemlos individuell anpassen oder gar erweitern? Ist das Produkt anwenderfreundlich?

Bei diesen Fragen punktet insbesondere das Produkt Intrexx Share: Es ergänzt das klassische Intranet mit wichtigen Funktionen wie Instant Messaging, Activity Stream und Teamräumen. Außerdem schafft Intrexx Raum für Individualität: Jeder Mitarbeiter sieht genau die Informationen und Diskussionen, die für ihn relevant sind. Der Informationsaustausch bleibt dadurch stets geordnet und bringt dem Unternehmen einen echten Mehrwert.

Neben dem Social Intranet bietet Intrexx einen weiteren großen Vorteil: Den unkomplizierten Ausbau zum Digital Workplace. Wer sich entscheidet, neben Daten und Kommunikation auch alle Anwendungen und Programme übersichtlich auf einer Plattform zu sammeln, hat mit Intrexx leichtes Spiel: Unternehmen können Intrexx Share ganz bequem zum digitalen Arbeitsplatz ausbauen.
Das Produkt erfüllt die wichtigen Kriterien, aber passt es auch wirklich? So unterschiedlich wie die Unternehmen selbst, sind auch deren Anforderungen an Software. Diese Frage muss daher jedes Unternehmen individuell entscheiden. Leichter fällt die Entscheidung oft nach genauerer Betrachtung, beispielsweise durch ein Demo-Portal oder eine 30-Tage-Testversion.